Fram för bättre möten

Usch, vi har bara möten.
När ska en göra allt som det pratas om på alla möten?

Pappan satt där i pausen på sonens fotbollsmatch och suckade. Det han ger uttryck för känns igen hos många. Alla dessa möten. Till vilken nytta? Att kommunicera är grundläggande för att saker och ting ska flyta på och gå åt det håll som är tänkt. Möten är en viktig del i den kommunikationen. Några enkla sätt för att få bättre möten är följande

  • Bestäm syftet med mötet – ska vi diskutera? besluta?
  • Fundera på vilka som behöver vara med på mötet – bjud bara in de som behöver vara med. Om någon inte behöver vara med på hela mötet bjud in hen under en del av mötet.
  • Sätt agenda för mötet och distribuera till alla mötesdeltagare.
  • Distribuera underlag till alla mötesdeltagare innan mötet.
  • Gå igenom agendan vid mötesstart.
  • Sätt mötesregler – exempelvis bara den som presenterar eller antecknar får ha dator uppe.
  • Som mötesdeltagare – kom förberedd!
  • Sammanfatta mötet vid mötets slut.
  • Distribuera anteckningar så snart som möjligt efter mötets slut.

Ett annat tips för bättre möten som min man tog upp igår är att avsätta lite tid i början på ett möte åt de mindre viktiga frågorna samt ta de frågorna stående.

Glöm inte heller bort att syftet med ett möte bara kan vara att prata av sig.

Avsätt tid för varje samtal

Avsätt tillräckligt med tid för varje samtal istället för att rusa vidare till nästa möte innan det förra är slut.
Carl-Henric Svanberg

Att ha tid att prata med sina medarbetare, speciellt när ansvar och befogenheter delegeras i en organisation, borde inte vara så konstigt men det är det. Dels finns inte tid för paus/reflektion efter ett möte men inte heller finns en tydlig agenda för alla möten. När alla vet vad som är tanken med ett möte, prata-av-sig-möte, fatta-beslut-möte, krismöte, blir det enklare att ha tillräckligt med tid för just det mötet.

Sitt inte still

Jag gillar att stå och jobba. Det är några år sedan jag höjde mitt skrivbord och har inte sänkt det sen dess. Nilofer Merchant pratade på TEDx om att sitta är det nya röka i Silicon Valley. Det sitts mer än det sovs per person i Silicon Valley. Det stämmer nog på många andra ställen också. Hela min kropp blir tokig när jag sitter en hel dag, som igår (och idag) då jag varit på konferens. Kroppen skriker att den vill röra på sig. Visst var det några plocka-äpplenaktiga övningar och det var bra. Min kropp och knopp, och säkert andras, hade mått bra om det inte bara var dansare som fick dansa på scen.

Ett tips är att, förutom att stå-jobba, ha möten under promenader. Det fungerar säkert bra i många sammanhang men hur fungerar det med gå-möten om det är flera som ska delta i ett möte? Vi får inte heller glömma att raster är viktiga. Med längre lunch (och ja, där slarvar jag rejält) och fler raster får vi mer gjort. Genom att gå ut och gå en runda på lunchen kombinerar vi både rast och att röra på oss 🙂

Min avatar är mer jag än jag

Skype och videokonferenser, och liknande, är en viktig del för många organisationer och blir allt viktigare. Ibland vill man dock inte visa sig, one of those days helt enkelt, utan stänger av bilden och använder bara röst och chat. Den visuella dimensionen försvinner med de rörelser och miner som den tillför. Det finns ju en anledning till att många trivs med att träffas och se varandra i ögonen eftersom reaktioner som syns i ögon och ansikte när någon i mötet säger något. Och de reaktionerna finns inte med i rösten och chatten. Så varför inte använda sig av en avatar på videokonferenser? En avatar som förmedlar mina rörelser och miner. Det funderade jag på efter att ha varit på Microsofts och SIMEs event Imagine förra veckan där Ola Ahlvarssons avatar hade en talkshow med två gäster via Xbox. Tänk vad skönt det skulle vara att bara kunna, som Richard Lind under talkshowen, bara poff försvinna när man inte längre ansåg att mötet gav något. Kanske inte så trevligt men ändå. Just de avatarerna vi såg förmedlade ganska yviga rörelser men det ger ju en ny dimension till mötet helt klart.

Nu tyckte ju Robin Teigland att Ola skulle våga mer med sin avatar och inte låta avataren se ut precis som den Ola vi såg där på scenen. Vi är nog många som har tänkt ‘när jag börjar i den där nya skolan då ska jag minnsann inte vara si och så, inte bry mig om vad jag har på mig’ men när vi väl börjar i den där nya skolan, på det nya jobbet så är vi precis som förut. Vi borde helt enkelt våga mer med vår avatar, oavsett om den finns i ett spel eller på ett jobbkonferenssamtal. Enligt Robin har vi lättare att lära oss om vi när vi är en avatar, vi har lättare för att pröva nya saker. Det beror på att eftersom det inte är jag på riktigt är det inte heller lika jobbigt om jag begår ett misstag. Min avatar kan också vara mer jag än mitt fysiska jag. Dessa insikter gör det än mer intressant med videokonferenser där min avatar är närvarande istället för jag.

En avatar som är för mycket vanliga jag.

Det här kanske är mer jag?!

Eller det här?!

Att inte veta vem man ska träffa utan datorn

Jag är en sån om har min kalender i huvudet eller i alla fall en grov bild av hur dagen ser ut i huvudet. Men jag är inte så noga med att kolla exakt var ett möte ska vara när jag tackar ja till en inbjudan utan jag tänker att det kollar jag upp straxt innan mötet. Idag berättade min lunchkamrat att hen glömt dator och telefon på jobbet dagen innan och att hen därför inte var helt säker på vem hon skulle träffa och var så inser jag hur fel det kan bli och hur oförskämd man kan verka när man kommer till ett möte och inte vet vad personen man ska träffa heter – eftersom man inte har haft möjlighet att kolla det i den digitala kalendern. Till råga på allt kanske man kommer för sent, eftersom man väl sent inser att mötet är längre bort än vad man trott. Men egentligen är det ju bra att vi tar tekniken till hjälp och inte håller allt i huvudet, det är inte nonchalans utan snarare smart. Är suffixet -ish en variant på samma tema? Eller är det helt enkelt så att vi inte längre vill säga en exakt tid eftersom vi inte vill/kan komma i tid?